통합서지용 한국문헌자동화목록(KORMARC) 형식은 각종 자료에 대한 서지정보의 교환을 목적으로 도서관시스템 간의 레코드 교환에 필요한 명세(specification)를 제공한다.

통합서지용 KORMARC형식은 인쇄 또는 필사된 도서, 계속자료, 전자자료, 지도자료, 녹음자료, 시청각자료, 고서, 복합자료의 서지정보를 담을 수 있도록 설계되었다. 서지데이터에는 공통으로 자료의 표제, 저자명, 판사항, 발행사항, 형태사항, 주제, 주기에 대한 정보를 포함하고 있다. 자료의 형태에 따른 적용 서지형식은 아래와 같이 8 가지 유형으로 구분하며, 이 지침에서는 각 자료 형태를 약자 BK, CR, ER, MP, MU, VM, RB, MX 로 표시한다.

종간을 예정하지 않고 시간적 간격을 두고 발행되는 서지적 자료를 말한다. 계속자료에는 연속간행물(serial)과 계속갱신자료(ongoing integrating resources)가 포함된다. 계속갱신자료는 분리되지 않은 채 전체 속에 통합되어 추가 또는 변경됨으로써 갱신되는 자료를 말한다. 통합되어 갱신되는 자료는 종간이 예정되었거나 예정되지 않을 수도 있으며, 여기에는 가제식자료와 갱신되는 웹사이트가 해당된다. 가제식자료(updating loose-leaf)는 페이지의 삽입이나 제거, 대체에 따라 갱신되는 하나 또는 여러 권으로 구성된 자료를 말한다. 연속간행물은 연보, 계속 발행되는 명감(directory) 전자저널, 학술지, 잡지 단행자료의 시리즈물, 신문이 해당된다.

인쇄, 필사 또는 마이크로자료 등 모든 형태의 지도로서 책자지도, 낱장지도, 구체(球體) 등이 포함된다. 지도자료는 단행자료 또는 연속간행물적인 특성을 가진다.

평면영사자료, 평면비영사자료, 입체자료 및 실물자료와 키트가 포함된다. 시청각자료는 단행자료 또는 연속간행물적인 특성을 갖는다.

- 평면영사자료 : 비디오 녹화자료, DVD, CD-I, LD(Laser Disc), 영화필름, 슬라이드, OHP자료(Over-head Projection), 필름루프, 필름스트립, 트랜스페어런시

- 평면비영사자료 : 그림, 도면, 복제화, 사진, 사진인쇄, 엽서, 음화사진, 차트, 콜라주, 컴퓨터그래픽출력자료, 포스터

- 입체자료나 실물

ㆍ입체자료 : 게임(모의실험), 모형, 조각품 등과 이들의 복제품

ㆍ실물 : 특정한 목적으로 수집된 표본

- 키트 : 서로 상이한 매체에 수록된 자료들이 하나의 세트를 이룬 것으로 주로 교육용 시청각 자료

주로 여러 형태가 혼합되어 수집된 문서나 필사자료에 적용한다. 문서에서는 일괄문서처럼 의도적으로 수집된 컬렉션이 대표적인 예일 수 있다. 흔히 ‘○○문고’ 처럼 개인이나 가족이나 문중 단위로 모은 자료를 일괄적으로 처리하는 경우 사용한다. 이 자료의 특성은 일회에 수집되어 완성된 경우도 있고 계속 수집 중에 있어 연속성을 가지는 경우도 있다.

모든 레코드는 레코드의 처리에 필요한 정보를 갖고 있는 고정길이필드인 리더로 시작된다. 리더 다음에는 레코드 내에 있는 가변길이필드의 위치를 지시해 주는 디렉토리가 나온다. 그 다음으로 제어필드와 일반데이터를 갖고 있는 데이터필드들이 나온다.
리더를 제외한 모든 필드의 끝에 필드종단기호(FT=ASCII 1E₁₆”)를 기술하며, 이 문헌에서는 KS C 5601에서 지원하는 해당 문자 형태(▲)를 사용하였다. 마지막 데이터 필드의 끝에는 필드종단기호 다음에 레코드 종단기호(RT=ASCII 1D₁₆”)를 기술한다. 이 문헌에서는 KS X1001(전 KS C 5601)에서 지원하는 해당 문자 형태(↔)를 사용하였다.

한 레코드에서 각 가변길이 필드의 표시기호, 필드길이, 필드시작위치를 나타내는 일련의 항목이다. 디렉토리는 해당 레코드의 25번째 자수위치부터 시작된다. 디렉토리는 레코드내에 있는 가변길이필드 마다 하나씩 배정된 ‘디렉토리 항목’이라는 고정길이 필드로 구성된다. 가변길이제어필드에 대한 디렉토리 항목은 첫 번째로 나타나며 표시기호순에 의해 순차대로 배열된다. 가변길이데이터필드에 대한 항목은 표시기호에 의해 순차대로 배열된다. 저장된 가변길이데이터필드의 순서는 반드시 디렉토리 항목의 순서대로 배열될 필요는 없다. 마지막 디렉토리항목은 필드 종단기호로 끝난다.

그 구조는 다음과 같다.

가변길이필드는 제어필드와 데이터필드로 구성되며 각각의 필드를 유형별 또는 기능별로 표시하는 표시기호가 부여된다. 제어필드는 00X 표시기호가 부여되며 지시기호와 식별기호 없이 데이터와 필드종단기호만으로 구성된다. 데이터필드는 00X 이외의 표시기호가 부여되며 지시기호와 식별기호, 데이터 및 필드종단기호로 구성된다. 표시기호는 디렉토리를 작성할 때 디렉토리로 옮겨지므로 가변길이필드에는 해당 필드의 지시기호부터 나오게 된다.
데이터필드의 구조는 다음과 같다.

가변길이데이터필드(Variable data fields)
가변길이제어필드 이외의 가변길이필드를 말한다. 이 필드는 디렉토리의 필드 표시기호로 식별되며, 각 필드의 시작위치에 두 자리의 지시기호를 가지며, 그 필드 내에서는 데이터요소마다 두 자리의 식별기호를 갖는다.

표시기호가 나타내는 정보 이외의 정보를 추가하여 나타내고자 사용하는 기호로서 그 필드의 첫 번째 두 자리에 위치한다. 가변길이 데이터필드에서 처음 두 자리 문자위치에 기술되며 지시기호의 두 자리 값은 두 자리가 함께 의미를 갖는 것이 아니라 각각 독립적인 의미를 가진다. 지시기호는 숫자 혹은 빈칸(ASCII Space)을 사용한다. 이 문헌에서는 빈칸 표시로 “”을 사용하였으며 빈칸은 지시기호가 정의되지 않은 것을 의미하거나 정의되어 있는 지시기호에서는 빈칸이 어떤 의미를 가질 수도 있고 관련정보가 없음을 나타내기도 한다.

가변길이필드내의 각 데이터요소를 식별하기 위하여 사용되는 부호로서, 각 데이터 요소에 대하여 두 자리로 나타내며, 구분기호(ASCII 1F16“) 한 자리와 ASCII 영문소문자나 숫자 한 자리를 사용한 데이터 식별기호로 구성되어 있다. 이 문헌에서는 KS C 5601에서 지원하는 해당 문자(▼)를 사용하였다. 식별기호는 데이터요소 식별을 위해 정의된 것으로, 배열과는 무관하다. 식별기호의 순서는 일반적으로 목록규칙과 같은 기준을 따른다.

표시기호와 식별기호는 반복할 수 있는 것과 없는 것이 있다. 예를 들면 서지레코드는 단 하나의 1XX 필드를 가지며, 필드 110은 단 하나의 식별기호 ▼a(기본요소)를 갖지만 식별기호 ▼b(하위기관)는 반복될 수 있다. 표시기호와 식별기호의 반복사용 가능여부는 반복이 가능한 경우에는 “반복”, 반복이 불가능한 경우에는 “반복불가”라고 해당 필드 및 식별기호에 표시하였다.

모든 기관에서 서지데이터용 KORMARC 형식을 이용하여 각종 서지데이터를 작성 할 수 있다. 일반적으로 데이터의 내용, 내용표시기호, 레코드 내 서지정보의 입력정확도에 대한 기관의 책임은 다음의 책임기관에서 나타내는 필드를 검토하여 결정된다. 그러나 일정 데이터 요소들의 내용은 기관이 부여하거나 각종 부호표에 데이터 요소가 있을 때 제한된다. 이는 008/32(목록전거)와 040필드(목록작성기관)에 표시되며, 이러한 책임은 다음의 적용규칙에 따른다.

ISSN센터와 같은 지정기관이 부여한 데이터요소에 대해서는 그 지정기관이 책임을 진다. 이는 보통 지정된 기관에 의해 입력되는 반면 다른 기관에 의해 전사(轉寫)될 수도 있다(예,222(표제)필드는 ISSN센터가 책임을 진다).

각종 부호표에 있는 데이터요소들은 국립중앙도서관에 의해 유지 관리된다. 예를 들면 발행국부호표, 한국대학부호표, 언어구분부호표 등이 이에 해당된다. 각 부호는 통합서지용 KORMARC 형식의 필드 또는 식별기호에 입력하고 각 부호표에 있는 부호값만을 사용해야 한다. 만약 각 부호표를 변경하거나 추가하고자 할 경우에는 국립중앙도서관에 문의해야 한다.

일부 표시기호에 대해서는 로컬에서의 사용을 위해 유보한다. 일반적으로 숫자 “9”를 포함하는 표시기호(049, 090, 9xx 등)는 로컬에서 필요로 하는 정보를 처리할 수 있는 로컬필드로 사용된다. 도서관 시스템 간에 로컬정보를 교환할 때는 레코드를 제공하는 기관이 필드의 구조에 대한 문서화된 자료와 입력방법을 상대방에게 제공하여야 한다.